شیوه نامه تشکیل کمیسیون‌های مشورتی انجمن ایران

1 مقدمه

1-1 در اجرای بند 8-2 ماده 8 اساسنامه انجمن ایران کمیسیونهای مشورتی انجمن آزمایشگاه‌های همکار آزمون و واسنجی ایران به شرح ذیل تشکیل و اداره می شود:

2 تعاریف:

2-1 انجمن ایران: انجمن آزمایشگاه‌های همکار آزمون و واسنجی ایران

2-2 انجمن استانی: انجمن آزمایشگاه‌های همکار آزمون و واسنجی استانها

2-3 هیات مدیره : هیات مدیره انجمن آزمایشگاه‌های همکار آزمون و واسنجی ایران

2-4 کمیسیون : کمیته‌ای متشکل از اعضا که مطابق این آیین نامه شکل می گیرد و مدیریت می شود

2-5 اعضا: اعضا کمیسیون مشورتی انجمن ایران

2-6 تشکلهای مرتبط: هرتشکلی به جز انجمن آزمایشگاه‌های همکار آزمون و واسنجی ایران و استانی

2-7 کارگروه: کمیته‌ای متشکل از اعضا یک کمیسیون که موضوعی خاص را برای مدت مشخص و معین (کمتر از مدت زمان کمیسیون) بررسی می کند.

3 شکل‌گیری کمیسیون

3-1 کمیسیون با موضوع خاص، می‌تواند توسط اعضا هیئت مدیره انجمن ایران یا طرح  پیشنهاد مصوب شده در انجمن‌های  استانی یا درخواست یک سازمان، مشخص شده و پس از تصویب در هیئت مدیره انجمن ایران، تشکیل شود.

3-2 هر کمیسیون با عضویت حداقل 5 نفر و حداکثر ۳۵ نفر داوطلب از میان هیات مدیره انجمن ایران، انجمن استانی، اعضای انجمنهای استانی، خبرگان، اساتید دانشگاه یا فعالان اقتصادی تشکیل خواهد شد که با تایید رئیس هیئت مدیره انجمن ایران به عضویت کمیسیون در می آیند. داوطلبان با فراخوان ارسالی از طریق دبیرخانه انجمن ایران و یا اطلاع‌رسانی انجمن‌های استانی مطلع می شوند.

3-2-1 عضویت در انجمن استانی برای علاقه‌مندان به عضویت در کمیسیونهای تخصصی الزامی است و حضور اعضای غیر عضو منوط به پیشنهاد رئیس هیئت مدیره انجمن ایران / انجمن استان و تایید رئیس هیئت مدیره انجمن ایران  می باشد.

3-2-2 هریک از اعضا می توانند حداکثر عضو ۳ کمیسیون باشند.

3-3 مدیریت عدم تعارض منافع برای تمامی اعضا کمیسیون الزامی بوده و مشمول بند 9-2 ماده 2 شیوه نامه مدیریت تعارض منافع انجمن ایران می شوند.

3-4 بعضی از اعضا کمیسیون ممکن است بواسطه یک روش اجرایی، شیوه نامه خاص یا موارد دیگر مصوب در هیئت مدیره انجمن ایران به عضویت در کمیسیون از طرف رئیس هیئت مدیره انجمن ایران منصوب شوند.

3-5 به غیر از اعضا کمیسیون، افرادی که با توجه به رویکرد کمیسیون بصورت خبره یا متخصص فنی براساس هماهنگی رئیس کمیسیون با رئیس هیئت مدیره انجمن ایران، به صورت ثابت یا موقت در کمیسیون شرکت می کنند که دارای حق اظهار نظر، فاقد حق رای و نامزدی در هیات رئیسه کمیسیون می باشند. انتخاب و تایید این اعضا با پیشنهاد هیئت رئیسه کمیسیون و بررسی و تصویب هیئت مدیره انجمن ایران می باشد. این اعضا عبارتند از :

3-5-1 نمایندگان تشکلهای مرتبط

3-5-2  نمایندگان دولتی مرتبط با کمیسیون یا نمایندگانی از اتاق بازرگانی.

3-5-3 کارشناسان و مشاوران و افراد صاحب‌نظر مرتبط به موضوع کمیسیون.

4  مدت فعالیت کمیسیون

4-1 کمیسیون برای مدت دو سال تشکیل می شود

4-2 با پایان مدت ماموریت هیات مدیره کارکمیسیون‌ها نیز پایان می یابد.

4-3 مدت زمان کمیسیون بر اساس تصمیم هیئت مدیره انجمن ایران ممکن است کاهش یا افزایش یابد.

5 وظائف کمیسیون  :

5-1 موارد زیر می تواند در دستور جلسه کمیسیونها قرار گیرد:

5-1-1 تدوین برنامه فصلی و دوسالانه کمیسیون و تدوین نقشه راه کمیسیون براساس ماموریت  تعیین شده آن توسط هیات مدیره . مدت برنامه ممکن است بواسطه مصوبه هیئت مدیره انجمن ایران تغییر یابد.

5-1-2 بررسی و چاره‌جویی اعضاء در حوزه مربوط به کمیسیون و پیگیری جهت رفع آنها و تبادل نظر در خصوص نحوه بهبود محیط کسب و کار درحوزه مربوط به کمیسیون، ارائه راهکارها و پیگیری آنها تا حصول نتیجه.

5-1-3 بررسی طرحها، موضوعات، استانداردها، روشهای اجرایی، دستورالعملهای کاری، وظائف و پیشنهاداتی که هیئت مدیره انجمن ایران و یا رئیس هیئت مدیره انجمن ایران به کمیسیون ارجاع می نمایند.

5-1-4 بررسی آیین نامه ها و دستورالعملهایی که از سوی دولت و دستگاه های مربوطه به  اجرا گذاشته می شود.

5-1-5 بررسی پیشنهادهای اعضاء کمیسیون برای طرح در کمیسیون یا طرح در هیئت مدیره انجمن ایران

5-2 به منظور پیشبرد کار ، کمیسیون می تواند کارگروه‌هایی موقت را برای پیگیری موضوعات مشخص و برای مدت زمان معین تشکیل دهد و یکی از اعضاء را مسئول پیگیری نماید. رئیس کمیسیون مسئولیت تشکیل و پیشبرد کار کارگروهها را به عهده دارد.

5-3 در صورتیکه کمیسیون بررسی و اخذ تصمیم درباره طرح یا پیشنهاد واصله را منوط به بررسی کارشناسی بداند می‌تواند کارشناس یا کارشناسانی را به خدمت بگیرد. هیئت رئیسه کمیسیون کارشناس یا کارشناسان مورد نظر کمیسیون را با هماهنگی رئیس هیئت مدیره انجمن ایران به خدمت خواهند گرفت.

5-4 عملکرد کمیسیونها با استفاده از مدلهای مصوب هیئت مدیره انجمن ایران، به صورت مستمر ارزیابی خواهد گردید و نتایج آن به هیئت مدیره انجمن ایران اعلام خواهد شد درصورتیکه عملکرد برخی  کمیسیونها ضعیف ارزیابی شود هیات مدیره تصمیمات لازم را برای اصلاح عملکرد کمیسیون مربوطه اتخاذ می نمایند.

6  انتخابات هیئت رئیسه

6-1 ریاست اولین جلسه کمیسیون و جلسات دیگری که مربوط به انتخابات هیات رئیسه کمیسیون است با حضور یکی از اعضای هیات مدیره انجمن ایران صورت می گیرد.

6-2 در اولین جلسه کمیسیون از میان اعضاء کمیسیون یک نفر به عنوان رئیس و یک نفر به عنوان نائب رئیس انتخاب می شوند.

6-2-1 در صورتیکه رئیس هیئت مدیره انجمن ایران در کمیسیون عضو باشد، رئیس هیئت مدیره انجمن ایران، رئیس کمیسیون خواهد بود و انتخابات برای نائب رئیس صورت میگیرد. در صورت انصراف رئیس هیئت مدیره انجمن ایران، انتخابات برای رئیس کمیسیون قابل انجام است.

6-2-2 هریک از اعضا هیات مدیره انجمن ایران یا استان فقط در یک کمیسیون می تواند به عنوان رئیس انتخاب گردد. رئیس هیئت مدیره انجمن ایران از این بند مستثنی میباشد.

6-3 انتخاب رئیس در یک مرحله و انتخاب نائب رئیس نیز در مرحله دوم از طریق رای گیری کتبی انجام می شود و با حکم رئیس هیئت مدیره انجمن ایران رسمیت می یابد.

6-4 در صورت عزل، فوت ، استعفا و یا غیبت در ۳ جلسه متوالی و یا ۴ جلسه متناوب در یکسال که باعث عدم حضور رئیس و یا نائب رئیس کمیسیون در جلسات شود با ذکر استدلال به هیئت مدیره انجمن ایران و تصویب آن انتخابات مجدد برگزار میگردد.

6-5 در صورتی که هر کدام از اعضای هیئت رئیسه کمیسیون به وظایف خود عمل ننماید اعضا کمیسیون می‌توانند درخواست خود را برای تصمیم گیری به هیئت مدیره انجمن ایران ارسال نمایند.

6-6 رئیس و نائب رئیس با رای اکثریت نسبی حاضرین انتخاب می شوند.

6-7 هر عضو حقیقی یا حقوقی (فعالین اقتصادی)، اعضاء تشکلها  میتواند فقط در یک کمیسیون به عنوان عضو هیئت رئیسه انتخاب شود . در غیر اینصورت با توجه به اولویت فعالیت خود میتواند فقط در یک کمیسیون به عنوان هیئت رئیسه ابقا بماند. اعضا هئیت مدیره انجمن ایران از این بند مستثنی هستند.

6-8 ممکن است در بعضی موارد مانند کمیسیون مدیریت تعارض منافع انجمن ایران، اعضا و هیئت رئیسه کمیسیون بشکل دیگری با مصوبه هیئت مدیره انجمن ایران منصوب شوند. در این شرایط ممکن است کمیسیون دبیر نیز داشته باشد که همان حکم نائب رئیس را خواهد داشت.

6-9 در هر شرایطی از جمله انتصاب، برکناری، عزل و … مصوبه هیئت مدیره انجمن ایران به آراء کمیسیون ارجحیت داشته و مبنی تصمیم گیری است.

 

7 تشکیل جلسه

7-1 جلسات کمیسیون با حضور حداقل ۵ نفر از اعضاء ثابت کمیسیون که یکی از آنها رئیس یا نایب رئیس باشند رسمیت خواهد یافت.

7-2 در جلساتی که یکی از اعضا هیئت مدیره انجمن ایران حضور دارند، ریاست آن جلسه می تواند برعهده عضو هیئت مدیره انجمن ایران باشد.

7-3 کمیسیون حداقل  یک بار درماه  تشکیل جلسه خواهد داد . هیات رئیسه کمیسیون موظف هستند در ابتدای هرسال تقویم سالانه برگزاری جلسات کمیسیون را تهیه و پس از تایید رئیس هیئت مدیره انجمن ایران در اختیار کلیه اعضا کمیسیون قرار دهد.

7-4 عدم حضور اعضاء در ۳ جلسه متوالی و یا ۴ جلسه متناوب در یکسال به معنی استعفا از کمیسیون تلقی می‌شود تصمیم گیری در مورد لغو عضویت از کمیسیون مربوطه در هیئت مدیره انجمن ایران امکانپذیر می باشد.

7-5 دعوتنامه همراه با ذکر دستور جلسه باید حداقل یک هفته  قبل از برگزاری جلسه به طور کتبی و یا از طریق پست الکترونیکی و یا شبکه های اجتماعی برای اعضاء ارسال شود.

7-5-1 دعوت به برگزاری جلسه فوق العاده کمیسیون با نظر رئیس کمیسیون می تواند دو تا سه روز قبل به عمل آید.

8  وظایف رئیس کمیسیون

8-1 وظایف رئیس کمیسیون به شرح زیر است :

8-1-1 ریاست جلسات کمیسیون

8-1-2 تشکیل جلسات هیئت رئیسه،  تقسیم کاردرونی برای انجام بهتر وظایف و برنامه ریزی برای کمیسیون

8-1-3 لازم به توضیح است که علیرغم تقسیم کار ، هیات رئیسه کمیسیون مشترکا مسئول و پاسخگو در قبال تصمیمات کمیسیون می باشند.

8-2 دریافت پیشنهادها برای تعیین دستور جلسات و ارائه آن به کمیسیون بشرح ماده 5

8-3 دعوت اعضا به جلسات عادی و فوق العاده کمیسیون

8-4 شرکت در جلسات تخصصی کمیسیونهای انجمن ایران جهت تبادل اطلاعات بیشتر

8-5 رسیدگی به درخواست افراد غیر عضو کمیسیون درجلسات به شرح ماده 3-3

8-6 انجام رای‌گیری در مورد موضوعات مطروحه در کمیسیون و پیگیری تصمیمات متخذه تارسیدن به نتیجه

8-7 مکاتبات کمیسیون با خارج از انجمن با دستگاه‌های دولتی و غیر دولتی مطابق اساسنامه انجمن ایران صورت گرفته و صاحبان امضا اوراق عادی یا بهادار توسط اساسنامه انجمن ایران مشخص می شوند.

8-8 مکاتبه به منظور تبادل نظر ، مشورت و ارائه گزارش به هیئت مدیره انجمن ایران یا کمیسیون های هم تراز، در ارتباط با حوزه ماموریت کمیسیون، با امضاء رئیس کمیسیون و رونوشت به دبیرخانه / رئیس هیئت مدیره انجمن ایران قابل انجام است. درخصوص دعوت از میهمانان در سطوح کارشناسی، رئیس کمیسیون نسبت به امضا دعوتنامه مجاز می باشد. دعوت از کلیه مهمانان دولتی با امضا رئیس هیئت مدیره انجمن ایران فقط مجاز می باشد.

8-9 گزینش کارشناس یا کارشناسان مورد نیاز کمیسیون و پیشنهاد آن به هیئت مدیره انجمن ایران و رئیس هیئت مدیره.

8-10  هماهنگی با رئیس هیئت مدیره انجمن ایران و شرکت در جلسه هیئت مدیره انجمن ایران در صورت لزوم.

8-11 ارائه گزارش جلسات و مشارکت در جلسات به رئیس هیئت مدیره انجمن ایران / هیئت مدیره انجمن ایران از طریق دبیرخانه انجمن ایران فورا بعد از تشکیل جلسه.

8-12 ارائه گزارش عملکرد شش ماهه کمیسیون به رئیس هیئت مدیره انجمن ایران از طریق دبیرخانه انجمن ایران.

8-13 تصمیمات کمیسیون توسط رئیس کمیسیون از طریق دبیرخانه انجمن ایران به هیات مدیره انجمن ایران ارائه می گردد.

8-14 برای انجام هماهنگی میان کمیسیونها و پیگیری امور اداری کمیسیون‌ها، دبیرخانه انجمن ایران فعالیت می کند.

9  دبیر کمیسیون

9-1 هر کمیسیون با اعضا بیش از 5 نفر می‌تواند یک دبیر داشته باشد که پس از هماهنگی و انتخاب توسط هیئت رئیسه کمیسیون از سوی رئیس کمیسیون به هیئت مدیره انجمن ایران پیشنهاد و پس از تصویب با حکم رئیس هیئت مدیره انجمن ایران منصوب می شود.

9-2 دبیر کمیسیون از حیث امور مربوط به کمیسیون زیر نظر رئیس کمیسیون ولی از حیث اداری و اجرایی زیر نظر دبیرخانه انجمن ایران می باشد.

10  وظایف  دبیر  کمیسیونها

10-1 دبیر کمیسیون  وظیفه هماهنگی ، پشتیبانی ، تنظیم جلسات ، تهیه دعوت نامه ها ، صورتجلسات و مکاتبات ، بایگانی و تدارکات و تهیه آمار و اطلاعات ، تدوین تلخیص خروجی های کمیسیون ، ارائه و تنظیم گزارشهای محوله و پایش جدول زمانی برنامه ها و پروژه های کمیسیون را به عهده دارد و امور محوله را تحت نظردبیرخانه کمیسیونها  پیگیری خواهد کرد. در صورت عدم رضایت هیات رئیسه کمیسیون از عملکرد دبیر، رئیس کمیسیون با تصویب کمیسیون می تواند دبیر  جدید را انتخاب و جهت جایگزینی به هیئت مدیره انجمن ایران معرفی نمایند.

 

این قانون در 10 ماده در تاریخ 2 آبان 1402در جلسه هیئت مدیره انجمن ایران مصوب شد و از همین تاریخ لازم الاجرا می باشد.